Comment Dana Avocats automatise ses réponses récurrentes et récupère du temps billable grâce à l'IA

PROBLÉMATIQUE

Chez Dana Avocats, la boîte mail était devenue un gouffre à productivité. Chaque semaine, les mêmes questions revenaient des clients, des partenaires, des justiciables et chaque réponse mobilisait du temps que le cabinet aurait voulu consacrer à ses dossiers complexes.

Résultat : une charge mentale croissante, un temps billable rogné par des tâches répétitives, et une réactivité client qui dépendait entièrement de la disponibilité des équipes.

En amont du projet, plusieurs enjeux clés ont été identifiés :

• Libérer du temps sur les questions récurrentes à faible valeur ajoutée
• Maintenir une qualité de réponse irréprochable, alignée avec le positionnement du cabinet
• S'intégrer aux outils existants sans bouleverser les habitudes de travail
• Capitaliser sur la base de connaissances interne pour entraîner la solution

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SOLUTION

Qolaig a débuté par un workshop d'identification des problématiques avant de déployer un assistant IA entraîné sur la base des questions-réponses types propres à Dana Avocats. Résultat : une solution qui parle comme le cabinet, pas comme un chatbot générique intégrée directement là où le travail se passe, sans refonte des outils ni des habitudes.

01. Un assistant chat intégré à la plateforme Dana Avocats

L'assistant répond automatiquement aux questions fréquentes posées depuis le site ou la plateforme du cabinet. Les clients obtiennent une réponse immédiate, précise et cohérente avec la ligne du cabinet, à toute heure sans mobiliser un seul collaborateur.

02. Des brouillons générés directement dans Outlook

Pour les emails entrants, l'assistant génère un brouillon de réponse en un simple glisser-déposer : l'équipe déplace le mail dans un dossier dédié "Projet de réponse automatique", et la réponse est générée instantanément, prête à être relue et envoyée. Aucun outil supplémentaire à ouvrir, aucun changement de contexte.

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RÉSULTATS

• 100 % des questions récurrentes traitées sans mobiliser l'équipe
• Réponse immédiate sur le chat, contre plusieurs heures d'attente auparavant
• Un seul geste suffit pour générer un brouillon email complet dans Outlook
• Zéro refonte des outils ou des habitudes de travail existantes

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RETOUR SUR INVESTISSEMENT

Chaque question récurrente traitée manuellement représentait du temps qualifié soustrait aux dossiers à forte valeur ajoutée. En automatisant ces réponses, Dana Avocats récupère du temps billable, réduit la charge mentale de ses équipes et maintient une réactivité client constante sans dépendre de la disponibilité humaine. La connaissance du cabinet, une fois structurée, travaille en continu.

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