Comment Pan Distribution a sécurisé ses projets audiovisuels grâce à l'automatisation contractuelle et comptable

Cas d’usage 1 - Outil de suivi et génération automatisée des contrats

PROBLÉMATIQUE

Dans l'audiovisuel, une date manquée ne se rattrape pas.

Chez Pan Distribution, le suivi des contrats auteurs et comédiens reposait entièrement sur la vigilance humaine. Dates de fin d'option, échéances de renouvellement, clauses spécifiques à chaque situation : tout était géré manuellement, contrat par contrat, dans des tableaux mis à jour à la main.

Le problème n'est pas seulement la charge. C'est la nature du risque. Dans un secteur où une option non renouvelée dans les temps peut signifier la perte d'un projet entier, confier le suivi des échéances à la mémoire individuelle d'un collaborateur déjà sollicité, c'est accepter une vulnérabilité structurelle. Et en parallèle, la rédaction elle-même mobilisait un temps disproportionné : les contrats se ressemblent d'un dossier à l'autre, mais chaque adaptation manuelle de clause introduit un risque d'erreur que personne ne peut entièrement écarter.

En amont du projet, plusieurs enjeux clés ont été identifiés :

• Fiabiliser le suivi des dates clés sans dépendre de la mémoire ou de la vigilance individuelle
• Accélérer la rédaction des contrats tout en garantissant leur conformité
• Adapter automatiquement les clauses selon le type de contrat et le profil du signataire
• Éliminer les erreurs liées aux copier-coller et aux saisies manuelles répétées

SOLUTION

Qolaig a conçu et déployé un outil de gestion contractuelle sur mesure, qui prend en charge l'intégralité du cycle, de la rédaction au suivi des échéances sans intervention manuelle. L'objectif : zéro oubli, zéro saisie redondante, zéro risque d'erreur humaine sur les éléments qui engagent la viabilité d'un projet.

01. Génération automatique des contrats

L'utilisateur renseigne un formulaire structuré : type de contrat, profil du signataire, informations variables propres au dossier. L'outil sélectionne et assemble les clauses adaptées à chaque situation, et produit un contrat complet, prêt à être relu et envoyé. Ce qui prenait plusieurs heures de rédaction et de vérification se fait désormais en quelques minutes avec un niveau de fiabilité que la rédaction manuelle ne permettait pas d'atteindre systématiquement.

02. Clauses adaptées à chaque configuration

Auteur, comédien, contrat court ou long, droits spécifiques : chaque configuration génère les clauses correspondantes, sans copier-coller entre deux dossiers. L'outil connaît les combinaisons, les applique, et élimine la principale source d'erreur dans la production contractuelle : l'adaptation humaine sous contrainte de temps.

03. Extraction et suivi automatique des dates clés

À chaque contrat généré, les dates critiques, fins d'option, échéances, délais de réponse sont extraites et intégrées automatiquement dans un tableau de bord centralisé. Des notifications par mail sont envoyées en amont des échéances importantes, pour que les équipes juridiques agissent au bon moment, sans avoir besoin de surveiller le tableau en permanence. Les relances sont anticipées, visibles, et ne dépendent plus d'aucun suivi manuel.

RÉSULTATS

• 0 oubli sur les dates d'option et d'échéance depuis le déploiement
• Temps de rédaction divisé par plusieurs unités par contrat généré
• 100 % des dates clés extraites et suivies automatiquement à chaque nouveau contrat
• Zéro erreur de clause liée à une adaptation manuelle entre deux dossiers

RETOUR SUR INVESTISSEMENT

Chaque heure économisée sur la rédaction contractuelle est une heure rendue à ce que l'équipe juridique fait de mieux : analyser, négocier, protéger les intérêts de Pan Distribution. Mais le véritable enjeu n'est pas la productivité, c’est la sécurité. Un projet audiovisuel peut mobiliser des mois de travail et des centaines de milliers d'euros. Le perdre sur un délai d'option manqué parce qu'un collaborateur était en déplacement, c'est un risque que la solution élimine structurellement. Ce que l'outil apporte, c'est la certitude que rien ne passe entre les mailles quelle que soit la charge de l'équipe.

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Cas d’usage 2 - Outil d'encaissement automatique des factures

PROBLÉMATIQUE

Des centaines de factures traitées à la main, chaque semaine. Pour un résultat identique à ce qu'une machine peut faire en quelques secondes.

Les équipes comptabilité et distribution de Pan Distribution passaient plusieurs heures chaque jour à encaisser manuellement des factures : une à une, en comparant les relevés bancaires avec les factures accessibles sur Cinego, la plateforme métier du secteur audiovisuel. Plus de 300 factures traitées chaque semaine selon ce processus : un travail répétitif, chronophage, et particulièrement exposé aux erreurs de saisie et aux doublons.

Ce n'est pas un problème de compétence. C'est un problème de conception : confier à des collaborateurs qualifiés une tâche que l'automatisation peut réaliser avec plus de fiabilité et en une fraction du temps, c'est un coût opérationnel qui ne se justifie plus.

En amont du projet, plusieurs enjeux clés ont été identifiés :

• Éliminer le temps passé à rapprocher manuellement relevés bancaires et factures Cinego
• Réduire les risques d'erreurs et de doublons liés à la saisie manuelle
• Libérer les équipes comptables pour des tâches à plus forte valeur ajoutée
• Fluidifier le traitement des encaissements sans modifier les outils existants

SOLUTION

Qolaig a développé un outil d'encaissement automatique directement connecté à l'environnement de travail de Pan Distribution. L'objectif : que le rapprochement bancaire devienne un processus invisible, fiable, et qui ne mobilise plus aucune ressource humaine en dehors des cas d'exception.

01. Import de l'export bancaire

L'utilisateur importe simplement l'export de relevé bancaire dans l'outil. C'est la seule action requise de sa part. Le système prend en charge la suite.

02. Rapprochement automatique avec les factures Cinego

L'outil interroge automatiquement Cinego, identifie les factures correspondant aux lignes du relevé bancaire, et procède aux encaissements ligne par ligne. Les correspondances sont établies sur la base des montants, des références et des dates sans intervention manuelle, sans risque d'oubli ou de doublon.

03. Traitement des exceptions

Seules les lignes non rapprochées automatiquement sont remontées à l'équipe pour traitement. Le reste, soit la grande majorité des cas est traité sans que personne n'ait à s'en occuper.

RÉSULTATS

• 300+ factures encaissées automatiquement chaque semaine
• Plusieurs heures économisées quotidiennement sur le traitement comptable
• 0 doublon ou erreur de saisie sur les encaissements traités automatiquement
• Équipes comptables recentrées sur les cas complexes et les tâches à valeur ajoutée

RETOUR SUR INVESTISSEMENT

Avant la solution, chaque journée de travail commençait pour les équipes comptables par une tâche longue, répétitive et à faible valeur ajoutée. En automatisant intégralement ce processus, Pan Distribution récupère plusieurs heures de capacité productive chaque semaine, du temps rendu à des collaborateurs dont l'expertise mérite mieux que la saisie manuelle.

Au-delà du gain de temps, c'est la fiabilité du processus qui change de nature. Un rapprochement manuel sur 300 factures hebdomadaires laisse mécaniquement place à des erreurs, des oublis, des doublons. Un système automatisé applique les mêmes règles, avec la même rigueur, sur chaque ligne et ne se trompe pas parce qu'il est fatigué ou pressé. Pour une société dont la trésorerie repose sur la fluidité des encaissements, c'est une garantie opérationnelle autant qu'un gain d'efficacité.